Viele Unternehmen planen ihre Personalkosten noch immer manuell. Doch Excel erreicht schnell Grenzen insbesondere bei steigender Datenmenge oder häufigen Änderungen.

Typische Herausforderungen sind: 

• fehlende Transparenz über Kapazitäten und Kosten
• hoher manueller Aufwand bei Forecasts und Szenarien
• fehlende oder eingeschränkte Integration in die Finanz- und Unternehmensplanung

Moderne Workforce Planning Systeme schaffen hier Abhilfe. Sie bündeln HR-Daten, automatisieren Planungslogiken (FTE, Stunden, Kosten), ermöglichen Szenario-Analysen und Forecasts und binden dabei HR, Finance, Controlling sowie andere Fachbereiche gleichermaßen ein.  

Moderne Personalplanungstools helfen, zentrale Fragen effizient zu beantworten: 

• Kapazitätsplanung (FTE, Stunden, Rollen): Wie viele Mitarbeitende werden in welchen Rollen benötigt?
• Personalkostenplanung: Welche Kosten entstehen in verschiedenen Szenarien?
• Szenario-Analysen: Wie wirken sich Gehaltssteigerungen, Neueinstellungen oder Fluktuation aus?
• Forecasts & Monitoring: Wie entwickeln sich Kostenstellen und Budgets über das Jahr? 

Damit wird die Personalplanung von einer reinen Excel-Übung zu einem strategischen Steuerungsinstrument. 

Die Praxis zeigt: Es gibt nicht „das eine System“. Unternehmen setzen je nach Ausgangslage und Systemlandschaft unterschiedliche Lösungen ein, darunter: 

• P&I LogaHR: integriertes Modul für Personal- und Personalkostenplanung.
• Workday Adaptive Planning (HR-Modul): leistungsstark für Szenarien und Forecasts.
• SD Worx People Analytics & Planning: Kombination aus Analyse- und Planungstool.
• Atoss Workforce Planning: besonders geeignet für Kapazitäts- und Schichtplanung.
• SAP Analytics Cloud (SAC): enge Verzahnung von HR- und Finanzplanung, ideal für Unternehmen, die bereits auf SAP S/4HANA oder SAP SuccessFactors setzen. 

Ein wesentlicher Trend ist die Verschmelzung von Personal-, Finanz-, Produktions- und Unternehmensplanung (Extended Planning & Analysis – xP&A). Immer mehr Anbieter entwickeln ihre Lösungen in Richtung xP&A. Systeme wie die SAP Analytics Cloud oder Workday Adaptive Planning verknüpfen HR-Planung zunehmend mit Finance und Unternehmensplanung. Das führt zu: 

• konsistenteren Daten
• realistischeren Forecasts
• höherer Prozessgeschwindigkeit
• fundierteren Entscheidungen. 

Workforce Planning wird damit zu einem strategischen Element der Unternehmenssteuerung. 

Ein kombinierter Ansatz zeigt, wie HR-Planung und Finance ineinandergreifen können: 

1. Stellenplanung im SAP HCM OrgManagement

2. Reporting über SAP BW

3. Szenario-Modellierung mit PeoplePLAN oder SAP Analytics Cloud (SAC)

4. Operative Personalkostenplanung

5. Auswertungen in SAP & PeoplePLAN / SAC

6. Monitoring über Stellenbewirtschaftung 

So entsteht eine integrierte End-to-End-Planung für HR und Controlling.  

Workforce Planning ist mehr als die Berechnung von Personalkosten. Moderne Personalplanungs-Software ermöglichen Unternehmen, Kapazitäten, Rollen, Kompetenzen und Kosten ganzheitlich und zukunftsorientiert zu planen. Tools wie SAP Analytics Cloud, Workday Adaptive Planning, P&I LogaHR oder Atoss bieten dafür etablierte Ansätze. Der Trend geht klar in Richtung integrierter Unternehmensplanung (xP&A).

HR Tech Consulting unterstützt Organisationen bei der Einführung von Workforce Planning Lösungen, von der Analyse über die Toolauswahl bis hin zur Implementierung. 

• Workforce Planning gewinnt an Bedeutung, weil Excel-basierte Planung zu langsam und zu intransparent ist.
• Moderne Tools ermöglichen Kapazitäts-, Kosten- und Szenarioplanung in Echtzeit.
• Beispiele: SAP Analytics Cloud, Workday Adaptive Planning, P&I LogaHR, Atoss.
• Trend: HR-Planung wächst mit Finance & Controlling zusammen (xP&A).
• HR Tech Consulting begleitet Unternehmen bei Auswahl & Einführung.