Was kostet die Personalabteilung? / HR-Tech Website

Das ist Aufwand im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit. Ohne Personal kein Geschäft. Verfügbarkeit und Kosten – nicht nur von Fachkräften – sondern von Arbeitskraft generell, haben sich zu entscheidenden Wettbewerbsfaktoren für Unternehmen entwickelt.

Früher war es nur eine „Personalverwaltung“, heute ist es viel mehr. Fachkräftemangel ist in aller Munde, gute Mitarbeiter zu finden und zu halten ist das Gebot der Stunde. Das erfordert mehr Ressourcen, um Arbeitsumfeld, Entwicklungsmaßnahmen und Arbeitsmittel in ausreichender Quantität und Qualität zur Verfügung zu stellen. Das gilt nicht nur für Dienstleistungsunternehmen, sondern für alle Unternehmen. Auch für die öffentliche Hand.

Im Herbst steht wieder die Wirtschaftsplanung für das kommende Jahr an. Der Wirtschaftsplan will für die verschiedenen Kostenarten ein „Preisschild“ sehen – also die jeweiligen Kosten. Auch wenn in den Vorbemerkungen bereits deutlich geworden sein sollte, dass Personalarbeit heute nicht mehr als Kosten, sondern als Investition gesehen werden sollte, sind es im Wirtschaftsplan eben eine oder mehrere Zeilen, die mit Zahlen gefüllt werden müssen.

Je nach Unternehmen sind dabei unterschiedliche Kostenpositionen zu berücksichtigen.

Hier die gängigsten Positionen im Überblick:

Personalkosten (Bestand und ggf. geplante Neueinstellungen)
Vergütungs- und Vergünstigungsprogramme (z.B. Zuschüsse, Firmenwagen)
Lizenzkosten für HR-Software (z.B. E-Akte, LMS, Zertifikatsmanager)
Kosten für externe Gehaltsabrechnung (falls ausgelagert)
Kosten für externes Scan-Center (falls ausgelagert)
Einführungskosten (falls neue Software eingeführt wird)
Rekrutierungskosten (z.B. Anzeigen, Personalberater, Auswahlverfahren, Reisekosten Bewerber)
Personalentwicklungskosten
Abfindungs- und Kündigungskosten
Rechts- und Beratungskosten (Beratung oder im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten)
Gesundheits- und Sicherheitsprogramme
Programme zur Mitarbeiterbindung (z. B. Rabatte oder Veranstaltungen)
Sonstige Kosten (z. B. Diversity-Initiativen, Mitarbeiterbefragungen, Mitgliedschaften)

Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße und Branche, aber es gibt einige Richtwerte und Trends, die als Orientierung dienen können:

Laut aktueller Studien machen Personalkosten einen erheblichen Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus. Die HR-Abteilung selbst sollte dabei als Faustregel etwa 1-3% der Gesamtpersonalkosten ausmachen. In manchen Branchen oder bei größeren Unternehmen kann dieser Wert auch höher liegen.

Um Kosten zu optimieren, setzen viele Unternehmen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen

Automatisierung von administrativen Aufgaben kann Zeitaufwand und damit die Kosten erheblich reduzieren
HR-Software ermöglicht es, Routineaufgaben effizienter zu gestalten und Ressourcen für strategische Aufgaben freizusetzen

Moderne HR-Abteilungen konzentrieren sich zunehmend auf wertschöpfende Aktivitäten: Personalentwicklung, Talentmanagement und strategische Personalplanung gewinnen an Bedeutung. Diese Aktivitäten rechtfertigen oft höhere Investitionen, da sie direkt zur Unternehmensentwicklung beitragen.

Bei der Bewertung der HR-Kosten sollten auch indirekte Faktoren einbezogen werden:

Mitarbeiterbindung und -motivation haben erheblichen Einfluss auf die Produktivität
Programm zur Mitarbeiterbindung können langfristig Kosten durch Fluktuation und Neueinstellungen reduzieren

Personalstrategische Fragestellungen beherrschen auch zunehmend die Vorstandsetagen. „People-driven topics“ sind laut der CxO Priorities Studie der Managementberatung Horvàth auf Platz 1 der wichtigsten Management Themen, gefolgt von Cyber Security und digitaler Transformation. Nachhaltigkeitsthemen rücken dabei in den Hintergrund.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kosten einer Personalabteilung in einem angemessenen Verhältnis zum Gesamtbudget stehen sollten, wobei der Fokus auf Effizienz und Wertschöpfung liegen sollte. Die genauen Prozentwerte können je nach Unternehmen und Branche variieren, aber eine gut geführte HR-Abteilung sollte als Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens betrachtet werden.

Ein Spoiler vorweg - Nicht die Abteilung, sondern das Personal und die Personalarbeit kosten Geld.

Hier die gängigsten Positionen im Überblick:

Um Kosten zu optimieren, setzen viele Unternehmen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen

Bei der Bewertung der HR-Kosten sollten auch indirekte Faktoren einbezogen werden: