Steigende AU-Tage? So ermittelt Ihre Personalabteilung die Ursachen und geht den Fehlzeiten gezielt auf den Grund!

Die Zahl der Krankmeldungen in deutschen Unternehmen hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Laut dem Fehlzeiten-Report 2024 der AOK steuern sowohl die Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage) als auch die Arbeitsunfähigkeitsfälle (AU-Fälle) auf ein Rekordhoch zu und werden voraussichtlich die Werte von 2023 überschreiten.
Auch die Techniker Krankenkasse berichtet, dass 2023 jede bei der TK versicherte Erwerbsperson im Schnitt 19,4 Tage krankgeschrieben war, was einen neuen Höchststand seit Beginn der TK-Auswertungen im Jahr 2000 darstellt.

Diese Entwicklung stellt Personalabteilungen vor neue Herausforderungen: Mehr Abwesenheiten bedeuten nicht nur Mehrarbeit für die Teams und zusätzliche Kosten, sondern werfen auch die entscheidende Frage auf: Warum melden sich immer mehr Mitarbeitende krank? Liegt es an einer hohen Arbeitsbelastung, mangelnder Flexibilität, dem Betriebsklima oder steckt eine andere Ursache dahinter? Um die Gründe für vermehrte Krankmeldungen zu erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen zu können, braucht es eine professionelle Fehlzeitenanalyse.

In diesem Beitrag zeigen wir, warum eine sorgfältige Fehlzeitenanalyse der Schlüssel zur Reduzierung von Abwesenheiten ist und wie Sie und Ihr HR-Team dabei systematisch vorgehen.

Was eine Fehlzeitenanalyse leisten kann

Eine Fehlzeitenanalyse ist weit mehr als ein einfaches Reporting über krankheitsbedingte Abwesenheiten. Sie dient Ihrer Personalabteilung als „Detektivarbeit“, um die Muster und Ursachen hinter den Fehlzeiten zu identifizieren. Das Ziel ist, die Gründe für häufige Krankmeldungen zu verstehen und gezielte, präventive Maßnahmen entwickeln zu können.

Ein Beispiel: Steigende Fehlzeiten in einem bestimmten Team oder einer Abteilung könnten auf eine hohe Arbeitsbelastung oder Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit hinweisen. Häufige Abwesenheiten an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Jahreszeiten deuten hingegen auf andere Faktoren hin, wie mangelnde Motivation oder eine schwache Unternehmenskultur. Ein weiteres interessantes Beispiel, das aufzeigt, wie vielfältig und umfangreich eine Fehlzeitenanalyse angewandt werden kann - nämlich als ein Tool zur Einsatzplanung: Unternehmen nutzen dabei etwa Wetterdaten, um prädiktive Analysen für Krankenquoten zu erstellen und damit Mitarbeiterengpässe zu überbrücken.

Wie Sie Schritt für Schritt eine Fehlzeitenanalyse durchführen

Daten systematisch erfassen und aufbereiten
Eine solide Fehlzeitenanalyse beginnt mit einer zuverlässigen Datenerfassung. Dazu gehört, Krankmeldungen präzise zu dokumentieren: Wer fehlt wann, wie oft und für wie lange? Diese Daten dienen als Ausgangspunkt und müssen konsistent und regelmäßig aktualisiert werden. Die Fehlzeitenquote bietet Ihrer Personalabteilung dabei eine erste Übersicht über die Häufigkeit der Krankmeldungen und erlaubt es, Trends und Entwicklungen über längere Zeiträume zu beobachten.

Muster und Auffälligkeiten identifizieren
Mit der Basis an gesammelten Daten lassen sich erste Muster und Auffälligkeiten erkennen. Der Bradford-Faktor ist etwa ein Tool, mit dem kurze, wiederkehrende Fehlzeiten analysiert werden können, um herauszufinden, ob es Anzeichen für tieferliegende Probleme gibt. Besonders hohe Bradford-Werte können ein Hinweis auf regelmäßige kurze Abwesenheiten sein, die mit Stress, mangelnder Zufriedenheit oder auch einer schlechten Arbeitsatmosphäre zusammenhängen könnten.

Hypothesen zu den Ursachen aufstellen
Wenn bestimmte Muster erkannt sind, geht es im nächsten Schritt darum, Hypothesen zu den Ursachen aufzustellen. Gibt es Abteilungen, in denen Mitarbeitende häufiger fehlen? Häufen sich Abwesenheiten in intensiven Projektphasen? Indem solche Fragen gestellt werden, nähern Sie sich der Antwort auf die Frage, was hinter den Krankmeldungen steckt. Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Runden können hier hilfreich sein, um zu verstehen, wie sich Mitarbeitende fühlen und ob sie bestimmte Aspekte ihres Arbeitsumfelds als belastend empfinden.

Maßnahmen ableiten und präventiv handeln
Die besten Analysen nützen wenig, wenn die daraus gewonnenen Erkenntnisse nicht in Maßnahmen münden. Basierend auf den Ursachen, die die Fehlzeitenanalyse identifiziert hat, kann Ihre Personalabteilung nun konkrete, präventive Maßnahmen einführen. Häufen sich Krankmeldungen etwa in Teams mit hoher Arbeitslast, könnte Workload-Management und eine Entlastung durch Umstrukturierung sinnvoll sein. Auch flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen oder Gesundheitsangebote wie Bewegungskurse und Mental-Health-Tage helfen oft, die Fehlzeiten zu reduzieren.

Ergebnisse transparent kommunizieren
Um die Akzeptanz und das Verständnis für die Maßnahmen zu erhöhen, sollten die Ergebnisse der Analyse offen und transparent kommuniziert werden. Wenn Mitarbeitende verstehen, warum bestimmte Änderungen eingeführt werden, erhöht das die Bereitschaft, die Maßnahmen aktiv zu unterstützen. Eine offene Kommunikation schafft zudem Vertrauen und zeigt, dass das Unternehmen das Wohl der Mitarbeitenden ernst nimmt.

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Präventiv handeln: Was Ihre Personalabteilung tun kann, um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren

Sobald die Ursachen für Fehlzeiten klar sind, kann Ihr HR-Team gezielt gegensteuern. Hier einige bewährte Präventionsmaßnahmen:

Arbeitsklima und Führungskultur stärken: Fehlzeiten sind oft ein Symptom für tieferliegende Probleme im Betriebsklima. Eine offene Führungskultur, klare Kommunikation und regelmäßiges Feedback sind entscheidend, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Mitarbeitende langfristig zu motivieren.

Flexibilität und Work-Life-Balance fördern: Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Möglichkeiten tragen erheblich dazu bei, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und auch in fordernden Phasen gesund bleiben.

Gesundheitsprogramme und Bewegungsangebote einführen: Von ergonomischen Arbeitsplatzlösungen über Sportangebote bis hin zu Stressbewältigungs-Workshops: Maßnahmen zur Gesundheitsförderung zeigen, dass sich das Unternehmen um das Wohl seiner Mitarbeitenden kümmert.

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen: Eine direkte Feedback-Kultur sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende gehört fühlen. Feedback hilft nicht nur, die Zufriedenheit im Team zu messen, sondern gibt Ihrer Personalabteilung wichtige Anhaltspunkte, um potenzielle Schwachstellen im Arbeitsumfeld frühzeitig zu erkennen.

Fehlzeiten sind kein Zufall – eine professionelle Analyse lohnt sich

Die steigende Zahl der AU-Tage sollte für Ihre Personalabteilung kein Rätsel bleiben. Mit einer professionellen Fehlzeitenanalyse können Sie und Ihr HR-Team den Ursachen für Krankmeldungen gezielt auf den Grund gehen und konkrete Lösungen entwickeln, die sich positiv auf die Arbeitskultur und die Gesundheit der Mitarbeitenden auswirken. Die Kombination aus systematischer Datenerhebung, dem Erkennen von Mustern und präventiven Maßnahmen macht die Fehlzeitenanalyse zu einem unverzichtbaren Instrument.

Indem Sie strukturiert und datenbasiert an das Thema herangehen, reduzieren Sie nicht nur die Fehlzeiten, sondern stärken auch das Vertrauen und die Motivation im Team. Denn gesunde, zufriedene Mitarbeitende sind das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens – und die beste Prävention gegen unerwartete Abwesenheiten.

Wenn Sie bislang nur wenig von den Möglichkeiten einer fundierten Fehlzeitenanalyse wussten, oder aber, Sie einen kompetenten Partner benötigen, der Sie und Ihr HR-Team darin unterstützt, lohnt es sich uns jetzt anzusprechen.

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