Reisekosten-Tools im Vergleich: Welche Lösung passt zu Ihrer Organisation?

Die Digitalisierung von Reisekosten- und Spesenprozessen ist für viele HR- und Finanzabteilungen derzeit ein Top-Thema. Moderne Reisekosten-Tools und Spesenabrechnung-Software sorgen dafür, dass Unternehmen regulatorische Anforderungen einhalten, Prozesse automatisieren und Mitarbeitenden ein modernes Nutzererlebnis bieten können.

Gerade im deutschen Markt mit seinen strengen Vorgaben (GoBD, Verpflegungspauschalen, 3-Monats-Regel, BRKG/Landesrecht im öffentlichen Dienst) ist die Wahl der richtigen Reisekosten-Software entscheidend, um Compliance, Effizienz und Transparenz sicherzustellen.

Warum ein digitales Reisekosten-Tool unverzichtbar ist

Ein professionelles Reisekosten-Tool unterstützt HR- und Finanzteams bei der Automatisierung ihrer Abläufe und spart damit Zeit, Geld und Nerven.

Wichtige Vorteile moderner Reisekostenabrechnungs-Software:

Compliance sicherstellen: Automatische Abbildung steuerlicher Vorgaben, revisionssichere Archivierung und GoBD-konforme Speicherung.
Fachkräfte entlasten: Weniger manuelle Prüfung, mehr Automatisierung (auch dank KI-gestützter Prozesse).
Integration in HR- und Finanzsysteme: Schnittstellen zu DATEV, SAP, Workday oder P&I vermeiden Medienbrüche.
Mitarbeiterfreundliche Prozesse: Mobile Apps, digitale Belegerkennung und Firmenkarten sorgen für Akzeptanz und schnelle Genehmigungen.

Digitale Reisekostenabrechnungen werden dadurch zum Standard moderner HR- und Finanzprozesse und sind längst mehr als nur ein technisches Hilfsmittel.

Marktüberblick: Die besten Reisekosten-Tools und Spesenlösungen im Vergleich

1. Enterprise-Standard

SAP Concur: Referenzlösung für Großunternehmen und öffentliche Auftraggeber. Bietet Public-Sector-Cloud, hohe Security-Standards und Integration in SAP und Workday.

2. DACH-Midmarket mit starker Deutschland-Compliance

Circula: offizieller DATEV-Reisekosten-Nachfolger mit tiefer Integration in DATEV und TravelPerk.
Rydoo: international stark und auf deutsche Spezialregeln (3-Monats-Regel, Verpflegungspauschalen) optimiert.
Mobilexpense / Declaree: breites Integrations-Ökosystem, u. a. Anbindung an Workday.
HRworks: deutsche Suite, GoBD-konforme Reisekostenabrechnung-Software mit DATEV-Schnittstellen.
Rexx Systems (Rexx Suite): integriertes Reisekosten- und Spesenmodul mit digitaler Belegerfassung, KI-gestützter Prozesse und Schnittstellen zu Partnern wie Yokoy. ISO 27001 zertifiziert.
GFOS: digitale Reisekostenabrechnung mit Workflows für Beantragung und Genehmigung, laufende Übernahme gesetzlicher Änderungen und Payroll-Anbindung.

3. Spend-Management & All-in-One-Lösungen

Pleo: Firmenkarten mit direkter DATEV-Integration, Fokus auf Ausgabensteuerung.
Spendesk: Pre-Approvals, Belegsammlung und DATEV-API.
Navan: kombiniert Reisebuchung, Firmenkarte und Spesen in einer App. Interessant für internationale Organisationen.

4. HR-Suites mit integriertem Spesenmodul

Factorial: All-in-One HR-Software mit DATEV-Anbindung und einfacher Spesenverwaltung.
HRlab: deutsche HR-Suite, bildet Verpflegungspauschalen, BRKG und DATEV-Export ab.
P&I LogaHR: eigenes Reisekostenmodul, deckt BRKG und Landesrecht ab und ist tief in Payroll und FiBu integriert.
Sage HR Suite: automatisierte Reisekostenabrechnung-Software, direkte Integration in Lohn und Gehalt, laufend aktualisierte Pauschalen und Kilometergeld.
Tellent / KiwiHR: DSGVO-konformes, digitales Spesenmanagement mit Self-Service für Mitarbeitende, mobilem Beleg-Upload und automatisierten Workflows.
Zucchetti HR: modulare HR-Suite mit integriertem Reisekosten- und Spesenmanagement, eng verknüpft mit HR- und Finanzprozessen.

Worauf HR-Entscheider:innen bei der Auswahl eines Reisekosten-Tools achten sollten

Die Wahl des passenden Reisekosten-Tools sollte nicht nur nach Funktionsumfang, sondern auch nach rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfolgen:

Regulatorik: Sind Pauschalen, BRKG und 3-Monats-Regel im Tool hinterlegt?
Integrationen: Unterstützt die Software Ihre Payroll (z.B. P&I, SAP, DATEV, Workday)?
Public Sector Tauglichkeit: Gibt es Nachweise für DSGVO-Konformität, GoBD-Archivierung und Zertifizierungen?
Usability & Mobile: Funktioniert die App intuitiv und nutzerfreundlich? Wie schlank sind Genehmigungsprozesse?
Implementierungsaufwand: Tiefe ERP-Integration oder schneller DATEV-Export. Was passt besser zu Ihrer IT-Landschaft?

Handlungsempfehlungen für verschiedene Unternehmensgrößen

SAP-/Workday-Umfeld: SAP Concur bleibt Standard; Rydoo und Mobilexpense sind starke Alternativen.

Kommunale Betriebe & Mittelstand: Circula, HRworks, Rexx Systems, HRlab oder GFOS punkten mit starker DE-Compliance und einfacher Implementierung.

P&I-Kunden: Das integrierte LogaHR-Modul deckt BRKG und Landesrecht optimal ab.

International tätige Unternehmen: Navan oder Concur, ergänzt durch Spendesk oder Pleo für modernes Spend-Management.

Breiter HR-Suite-Einsatz: Factorial, Sage HR, Zucchetti HR oder KiwiHR eignen sich, wenn Spesenmanagement Teil einer umfassenden HR-Lösung sein soll.

Fazit

Die Wahl der passenden Reisekosten-Software hängt von Compliance-Anforderungen, Integrationen und Nutzerfreundlichkeit ab.
Während Enterprise-Kunden meist auf SAP Concur setzen, profitieren Mittelstand und öffentliche Hand von spezialisierten DACH-Lösungen wie Circula, HRworks, Rexx Systems, GFOS oder HRlab.
All-in-One-HR-Suites wie Sage HR, Zucchetti HR oder Factorial ermöglichen, Spesenprozesse nahtlos in die gesamte HR-Systemlandschaft zu integrieren.

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